Datenschutz bei Arbeitsunfähigkeit
Bescheinigungen direkt an das Dezernat Personalwesen schicken
Im Verwaltungshandbuch der Universität war im B-Rundschreiben 5.22 zur Anzeige der Arbeits- bzw. Dienstunfähigkeit (ohne FME) bisher geregelt, dass die Beschäftigten Bescheinigungen über ihre Arbeitsunfähigkeit (AU) in ihrem Bereich abzugeben haben, diese mit einem Eingangsstempel zu versehen und dann an das Dezernat Personalwesen weiterzuleiten sind.
Die Mitarbeiterinnen des Dezernats Personalwesen sind durch Recherchen in den Regelungen anderer Universitäten darauf aufmerksam geworden, dass dort mit diesen vertraulichen Daten zur Arbeitsunfähigkeit noch sensibler umgegangen wird, als das bei uns der Fall ist. Aus den AU-Bescheinigungen ist beispielsweise zu erkennen, welchen Arzt der Beschäftigte aufgesucht hat. Die Kenntnis darüber ist im Bereich nicht erforderlich und unterliegt dem Datenschutz. Aus diesem Grund hat sich das Dezernat Personalwesen in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten der Universität und dem Personalrat geeinigt, die bisherige Verfahrensweise zu ändern.
Der Beschäftigte hat umgehend telefonisch seinen Vorgesetzten über eine eingetretene Arbeitsunfähigkeit zu unterrichten. Wer diese Meldung entgegennimmt, ist in den Bereichen zu regeln. Der Beschäftigte sendet dann, unter Einhaltung der festgelegten Fristen, seine AU-Bescheinigung direkt an das Dezernat Personalwesen, nicht mehr an seinen Arbeitsbereich.
Die Mitarbeiterinnen des Dezernats melden den Bereichen die Dauer der Erkrankung des Beschäftigten. Ebenso ist in den Fällen der Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit zu verfahren. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger, als das Dezernat Personalwesen mitgeteilt hat, ist der Bereich verpflichtet, das Dezernat darüber zu informieren.
Mit dieser Verfahrensweise wird verhindert, dass Unbefugte Kenntnis über geschützte Daten erhalten. Jeder Beschäftigte sollte im eigenen Interesse diese neue Regelung beachten.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es den Beschäftigungsbereichen nicht gestattet ist, Kopien von Bescheinigungen oder andere Aufzeichnungen über Erkrankungen zu fertigen.
Für Fragen nehmen sich Steffi Hanka oder Sigrid Dörffel gern Zeit.