Von bloßer Präsenz zum Inhaltsmanagement
Über Aufgaben, Konzepte und verstärkte Nutzung des Internets für Forschung, Lehre und Verwaltung an der Universität
Der Internetauftritt stellt - auch für eine Universität - eine wichtige Visitenkarte dar. Über die Web-Präsenz unserer Universität und deren Inhaltsmanagement sprach Uni-Report mit dem Vorsitzenden der Rektoratsarbeitsgruppe "Internet", Prof. Dr. Dietmar Rösner. Der Arbeitsgruppe gehören Vertreter aller Fakultäten, aller zentralen Einrichtungen sowie Vertreter aus dem Rektorat und den verschiedenen Dezernaten der Verwaltung an.
Was macht die AG "Internet"? Im Jahre 1995 wurde die Rektoratsarbeitsgruppe "Internet" eingerichtet, die besonders in den Jahren bis 1997 aktiv war. Im Frühjahr 2000 übernahm ich deren Vorsitz. Die Arbeitsgruppe hat, ich zitiere aus der Aufgabenbeschreibung, den Auftrag, Konzepte für eine verstärkte Nutzung von Internet- und Intranet-Technologien für Forschung, Lehre, Verwaltung, interne Information und Außendarstellung unserer Universität zu entwickeln, diese dem Rektorat und anderen Gremien zu präsentieren und Vorschläge zu deren zeitnaher Umsetzung zu erarbeiten. Dazu zählen die kritische Bestandsaufnahme zur aktuellen Nutzung des Internets in den genannten Bereichen und die Einschätzung des erreichten Stands im nationalen und internationalen Vergleich ebenso wie das Entwickeln von Vorschlägen für mögliche Verbesserungen sowie das Aufzeigen der dafür nötigen kurz- und mittelfristigen Schritte und gegebenenfalls der erforderlichen Investitionen. Das Sammeln, Aufbereiten und Verbreiten von Informationen über Beispiele gelungener Lösungen im Sinne von 'best practice' sowie das Initiieren und Begleiten von Vorhaben zur Nutzung von Internet- und Intranet-Technologien sind weitere Einzelaufgaben. Im Jahre 1995 musste man noch Werbung machen für die vielfältigen Möglichkeiten, die Internet, WWW usw. boten. Darüber sind wir längst hinaus. Das Internet ist ein alltägliches Arbeitsmittel für Wissenschaftler und Studierende geworden. Es wird auch als Intranet zunehmend von der Verwaltung genutzt. Auch Öffentlichkeitsarbeit, Außendarstellung, Studieninformationen usw. laufen nicht mehr nur über die traditionellen Kanäle, sondern auch über Angebote im Web.
Also ist eigentlich alles in Ordnung? Das wäre schön, dann könnten wir uns die Arbeitsgruppe sparen und uns anderen Aufgaben zuwenden. Das Problem ist nicht mehr im Web präsent zu sein - das sind wir - das Problem liegt vielmehr darin, von der bloßen Web-Präsenz zu einem effektiven Inhaltsmanagement nach innen wie nach außen zu kommen.
Können Sie das konkretisieren? Gerne. Es geht z.B. darum, dass Informationen nicht nur im Angebot einer Einrichtung vorhanden sind, sondern es geht darum, dass sie durch die potentiellen Nutzer auch einfach und auf intuitiven Wegen gefunden werden können. Ein schlechtes und auch mittlerweile abgestelltes Beispiel hierfür aus unseren Analysen des Web-Angebots der Universität, die wir in der 2. Hälfte des Jahres 2000 durchgeführt haben, waren die Stellenangebote. Nun ist es bis vor kurzem noch so gewesen, dass Stellenangebote zwar im WWW-Angebot der Universität zur Verfügung standen, dass man sie aber nur fand, wenn man über das Organigramm der Universität und dann über das für Personal zuständige Dezernat gegangen ist. Dieser Weg ist für einen Außenstehenden sicherlich nicht intuitiv. Stellenangebote sind wie andere Kategorien der obersten Ebene direkt über die Einstiegsseite, das sogenannte "Portal", zugänglich zu machen, was mittlerweile auch erfolgt ist. Wenn Sie das Beispiel verallgemeinern, kommen Sie zum naheliegenden Grundsatz, dass das Bereithalten von Informationen der eine Aspekt von Informationsmanagement, das Zugänglichmachen für unterschiedliche Interessengruppen der andere ist.
Brauchen wir also eine zentrale Steuerung? Das Internet und auch ein Intranet einer Universität lassen sich nicht zentralistisch organisieren. Ja, es ist sogar so, dass überall dort, wo zentralistische Vorgehensweisen versucht werden, besonders viel Probleme mit Aktualität usw. auftauchen. Die Informationsbereithaltung, die Informationsfortschreibung kann nur dort geschehen - auch das ist eine der aus der Arbeit der AG "Internet" entwickelten Leitlinien – wo diese Information kreiert wird, also in den Fakultäten, Instituten, Arbeitsgruppen, Dezernaten usw. Die einzige Stelle, an der eine zentrale Institution wirksam werden kann und auch muss - und hier hatten wir bisher ein gewisses Defizit - ist beim Einstiegsportal und den dort vorbereiteten Zugängen zur Information. Denken Sie noch einmal an unser Beispiel der Stellenangebote. Hier ist Strukturierungsbedarf und es ist eine der Aufgaben der AG für diese Strukturierung nicht nur Vorschläge zu erarbeiten, sondern sie auch umzusetzen. Unser Vorgehen ist dabei geleitet von der Überlegung, die Strukturierung des Angebots aus der Sicht der Informationsnutzer vorzunehmen und sich entweder in deren Informationsbedürfnisse einzudenken oder diese auch aktiv durch Befragungen und durch Vergleiche mit Informationsangeboten anderer Universitäten zu erheben.
Welche Benutzerprofile haben Sie da im Auge? Denken Sie etwa an Schüler, die sich über Studienmöglichkeiten informieren wollen oder ausländische Studierende, die an postgradualen und Masterstudiengängen Interesse haben, oder an Wissenschaftler, die sich zu Arbeitsschwerpunkten oder über die Publikationen der Magdeburger Kollegen ein Bild verschaffen wollen. Dass Personen aus diesen Gruppen an ganz unterschiedlichen Informationen interessiert sind, sollte einleuchten und dass sie auch ganz unterschiedliche Fragen haben, die sie bei ihrer Informationssuche beantwortet haben wollen. Ein Gestaltungsziel, dass es zu erreichen bzw. anzustreben gilt, sollte sein, für typische Benutzerprofile schnelle Zugriffswege auf die üblicherweise zunächst am meisten interessierenden Informationen zu entwickeln und bereit zu stellen. Daneben wird es natürlich auch immer noch die individuelle Suchmöglichkeit und die Möglichkeit des Herumstöberns und Surfens im Informationsangebot geben.
Hier ist also der Ansatzpunkt für die AG "Internet". Wie arbeitet sie?
Sie hat sich im vergangenem Jahr im monatlichen Abstand zu Sitzungen getroffen. Hier standen zunächst die kritische Bestandsaufnahme und die Diskussion von Lösungs- und Verbesserungsmöglichkeiten im Zentrum. Die großen Treffen sind wichtig für den Informationsaustausch und für die Entwicklung gemeinsamer Visionen und Leitlinien. Für die konkrete Umsetzung haben wir ein Kernteam gebildet, das auch wirklich operativ tätig werden kann.
Sie hatten schon einiges aus den Ergebnissen Ihrer Analyse erwähnt, was haben Sie noch an Schwachpunkten festgestellt? Im Dezember 2000 haben wir dem Rektorat einen ersten Bericht erstattet über die Ergebnisse der Schwachpunktanalyse. Neben den Problemen mit der Informationsstrukturierung gehörten dazu Probleme bei der Aktualität von Informationen, Probleme der Autorisierung von Informationen und Probleme mit nicht optimaler Nutzung der technischen Möglichkeiten. Lassen Sie mich das kurz erläutern. Beim Informationssuchenden ist es extrem störend, wenn er unter einem Stichwort wie "Aktuelles" in erster Linie Hinweise auf schon längst vergangene Veranstaltungen findet. Ein anderer Punkt: angebotene Information ist oft nur ein Einstieg, der entweder zu weiteren Fragen oder auch zu Handlungen, z. B. das Anfordern von Unterlagen, führen kann. Ein Nutzer wird um so zufriedener sein, wenn man diesen absehbaren Bedürfnissen auch bei der Seitengestaltung entgegenkommt, d. h. wenn zumindest eine anklickbare Kontaktmöglichkeit per e-mail besteht. In diesem Zusammenhang steht auch der Aspekt mangelnder Nutzung technischer Möglichkeiten. Es wirkt schlichtweg anachronistisch, wenn ein Internetangebot darüber informiert, dass man sich nach Drucklegung ein Programm schicken lassen kann, wenn dieses aber nicht auf der Internetseite direkt bestellt werden kann, sondern dazu dann zu Geschäftszeiten ein Anruf erforderlich ist.
Nun ist Kritik ja immer sehr einfach, wie sieht es mit konstruktiven Vorschlägen aus? Probleme, auf die wir hingewiesen haben, tauchen auch in anderen Organisationen beim Umgang mit Informationen allgemein und dem WWW insbesondere auf. Daher gibt es natürlich Lösungsmöglichkeiten für die geschilderten Probleme. Meist bestehen sie in einer geeigneten Kombination aus technischen Möglichkeiten und gewissen organisatorischen Konsequenzen. Nehmen wir etwa das Problem der Aktualitätskontrolle. Dieses und andere Probleme lassen sich besser handhaben und mit technischer Unterstützung lösen, wenn Web-Dokumente konsequent mit Metadaten versehen werden. Metadaten sind Angaben zu einem Dokument, etwa, wenn es um die Frage der Aktualität geht, das Gültigkeitsdatum einer bestimmten Information, aber auch der Urheber, der Typ der Information usw. - das ist der technische Aspekt. Der organisatorische Aspekt ist, dass jeder, der Web-Seiten erstellt, sich der kleinen zusätzlichen Mühe unterziehen muss, die zutreffenden Metadaten dieser Seite mitzugeben. Dann ist etwa ein automatischer Prüfmechanismus auch in der Lage, auf abgelaufene Informationsangebote hinzuweisen.
Das muss einem aber auch gesagt werden! Selbstverständlich, Sie haben völlig Recht, dass hier Schulungsbedarf besteht, das ist auch ein zentraler Punkt unserer Vorschläge. Wenn man das Prinzip ernst nimmt, dass Information dort verwaltet und aufbereitet wird, wo sie entsteht und zu diesem Prinzip hat sich das Rektorat einhellig bekannt, dann ist es selbstverständlich, dass man die Mitarbeiter auch dazu in die Lage versetzen muss. Um hier möglichen Befürchtungen gleich entgegenzutreten: Um Informationsmanagement zu betreiben, ist es nicht notwendig, ein Informatikstudium zu absolvieren. Wenn man ohnehin mit Rechnern in seinen normalen Arbeitsabläufen umgeht, reicht eine kurze Schulung, um effektives Management der eigenen Web-Ressourcen betreiben zu können. Angebote dazu finden sich im Kursangebot des Rechenzentrums. Wir werten die Erfahrungen mit diesen Angeboten gerade dahingehend aus, ein maßgeschneidertes Angebot für die Dezernate und ihre Mitarbeiter zu entwickeln. Mit dem Dezernat für Studienangelegenheiten sind wir hier in einer Erprobungsphase.
Welche weiteren Schwerpunkte haben Sie in den kommenden Monaten? Ein Themenschwerpunkt war bisher schon und wird es auch weiterhin sein, auszuloten, welche Verbesserungen in den Arbeitsabläufen durch das Intranet möglich sind. Hier ist technisch sehr viel mehr an Effizienz und Effektivität erreichbar. Hemmnisse liegen eher darin begründet, dass eingefahrene Arbeitsabläufe aufgebrochen und verändert werden müssen. Die Initiative dazu kommt naturgemäß selten von denjenigen, die in ihrem Alltagsgeschäft mit den bisherigen Abläufen voll ausgelastet sind. Hier wird die AG "Internet" Impulse und Vorschläge für Veränderungen machen und technische und organisatorische Lösungsmöglichkeiten aufzeigen. Ein weiterer Arbeitspunkt wird das englischsprachige Informationsangebot sein. Auch hier besteht der Hauptteil der Aufgabe darin, die geeigneten Leute miteinander in Verbindung zu bringen, d. h. die technische Kompetenz mit der inhaltlichen Kompetenz, z. B. des Akademischen Auslandsamtes, zu koordinieren. Das Prinzip der nutzerorientierten Informationsgestaltung ist hier besonders wichtig. Es gibt aber auch technische Randbedingungen zu beachten, so etwa haben Studieninteressenten aus Entwicklungsländern oder GUS-Staaten oft nicht große Bandbreiten zur Verfügung. Mit einem Web-Angebot mit viel graphischem Schnickschnack ist ihnen nicht gedient, hier muss ein ausreichend informatives, aber eben mit geringem Ressourcenverbrauch einhergehendes Informationsangebot bereitgehalten werden.
Wie steht es um die Umsetzungschancen für Vorschläge aus der AG "Internet"? Nun, das Rektorat hat diese Arbeitsgruppe eingerichtet, weil es keine Zweifel an der Wichtigkeit eines aktuellen, informativen, ansprechenden und vielseitigen Informationsangebots sowohl innerhalb der Universität wie nach außen hat und weil es den Fragen des Internets und seiner Nutzung eine hohe Relevanz zuweist. Vorschläge und Arbeitsergebnisse aus der AG werden in regelmäßigen Abständen im Rektorat direkt besprochen. Bei der Präsentation im vergangenen Dezember wurden dann auch gleich personelle Weichen gestellt. Lutz Emmerich vom Universitätsrechenzentrum wird zukünftig als Koordinator für Schulungsmaßnahmen und für technische Information wirken. Noch im Dezember haben wir dann mit einem Dezernat begonnen, die auch vom Rektorat aufgegriffenen Prinzipien in die Praxis umzusetzen. Mit den anderen werden in den kommenden Wochen ähnliche Gespräche über die nächsten Schritte, insbesondere über Schulungsmaßnahmen und technische Unterstützung erfolgen.
Vielen Dank für dieses Gespräch.