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DAS PERSONALPORTAL

Martin Krause ist der neue Leiter der Abteilung Transfer und Schutzrechte im Transfer- und Gründerzentrum, kurz TUGZ. Der Patentassessor ist hier für die Überprüfung der universitätseigenen Erfindungen zuständig. Neben der Beratung und Prüfung von Patenten umfasst sein Arbeitsbereich deutlich mehr, als auf dem ersten Blick deutlich wird.

Was sind Ihre Aufgaben im TUGZ? Wie können Sie Gründer*innen bei ihren Ideen und Patenten unterstützen?

Meine Aufgaben hier sind: (Vor-)Bewertung von neu eingereichten Erfindungsmeldungen, das heißt, ich prüfe, ob die Erfindung nicht bereits durch älteren Stand der Technik schon bekannt ist. Dazu führe ich zuerst Recherchen in Datenbanken von Patentämtern durch und schaue, ob diese Erfindung nicht bereits in einem älteren Patent-Dokument beschrieben wurde. Wenn ich dort nichts Störendes entdecken kann, wird eine vertiefte Prüfung durch eine Serviceagentur durchgeführt, welche nicht nur den Stand der Technik recherchiert, sondern auch eine Bewertung zu Verwertungsmöglichkeiten abgibt. Fällt deren Bericht positiv aus, dann arbeite ich oder eine externe Patentanwaltskanzlei einen Entwurf einer Patentanmeldung aus, die von den Erfinder*innen durchgesehen und eventuell ergänzt wird. Danach wird ein Patent bei einem Patentamt angemeldet.

Mein Kollege Christoph Mendel kümmert sich dann darum, die Patente zu verwerten, also Industriepartnern anzubieten. Ähnliches gilt für Marken: Wenn beispielsweise MKM eine neue Marke oder ein Design eingetragen haben will, dann recherchiere ich, ob es nicht schon ältere Marken oder Designs gibt, die Konfliktpotenzial beinhalten könnten. Ferner kümmere ich mich – in Abstimmung mit der Rechtsabteilung – um vertragliche Regelungen bezüglich Patenten, Marken oder Designs. Auch die Schulungen zu Patenten, Marken und Designs fallen in meinen Aufgabenbereich.

Martin Krause, Leiter  Leiter der Abteilung Transfer und Schutzrechte im Transfer- und Gründerzentrum (Foto: Dario Krause/ Universität Magdeburg)

Wie sieht ein typischer Arbeitstag für Sie aus?

Letztendlich besteht er in der Umsetzung der oben genannten Aufgaben: Korrespondenz mit Erfinder*innen, Beantwortung von Prüfungsbescheiden und so weiter. Und unsere Patentanwaltsfachangestellte Lisa-Marie Raugust achtet dabei sorgsam darauf, dass ich nicht irgendwelche Fristen – von denen es in meinem Job genügend gibt – versäume. Jeden Tag wartet eine neue Aufgabe, eine neue Erfindung, aus mir bislang unbekannten Gebieten auf mich.

Wo waren Sie vor Ihrem neuen Job an der Uni tätig?

Vorher habe ich in mehreren Patentanwaltskanzleien als Patentanwalt, vor allem aber als Patentassessor in Patentabteilungen von Industriebetrieben gearbeitet – vornehmlich aus dem Automotive-Bereich, aber auch für einen Hersteller von Robotern für die minimalinvasive Chirurgie. Inhaltlich gibt es wenige Unterschiede, aber das Umfeld ist schon spezieller.

Was möchten Sie in Ihrer neuen Position erreichen?

Erreichen möchte ich, dass die Forschenden nicht nur wissen, dass es uns hier am TUGZ gibt, sondern auch und vor allem ihr Mindset dahingehend schärfen, dass ihnen klar wird, wie einfach es eigentlich ist, eine patentfähige Erfindung zu machen. Ich gehe mal davon aus, dass sie bereits viele Erfindungen gemacht haben, die jedoch als solche gar nicht erkannt wurden. Und die Erfindung dann – bitteschön – an uns gemeldet wird, damit wir die Erfindung zum Patent anmelden können. Ganz wichtig dabei: Das muss passieren, bevor eine wissenschaftliche Veröffentlichung in einer Fachzeitschrift oder auf der Homepage der OVGU erfolgte. Bei einer Veröffentlichung VOR Anmeldung eines Patentes heißt es dann leider „GAME OVER“!, da dann die Erfindung nicht mehr neu wäre.

Ebenso will ich den Erfinder*innen gerne vor Augen führen, dass sie an einer Uni ein ganz besonderes Privileg genießen, von dem „normal angestellte“ Erfinder*innen nur träumen können: Bei Verwertung der Erfindung erhalten sie nämlich 30 Prozent der durch die Verwertung erzielten Einnahmen. Das ist eine Menge Holz – und mit Holz sollte ich mich eigentlich auskennen, denn von der Ausbildung her bin ich Diplom-Forstwirt …

Danke, Herr Krause, für das Gespräch!

Dr. Anne Herbik hat im Juli 2024 die Projektkoordination von EU GREEN an unserer Uni übernommen. Neun Universitäten aus ganz Europa haben sich zur Hochschulallianz EU GREEN – einem Europäischen Universitätsnetzwerk für nachhaltiges Wachstum und inklusive Bildung zusammengeschlossen. Das Ziel: der Aufbau eines europaweiten Bildungs- und Forschungsnetzwerks auf dem Gebiet der nachhaltigen Entwicklung. Ines Perl sprach mit der neue Projektkoordinatorin über ihre Aufgaben, über Herausforderungen, darüber, welche Vorteile EU GREEN für die OVGU und ihre Mitarbeitenden bringt und was für sie persönlich EU GREEN bedeutet.

Vor fast zwei Jahren ist die europäische Hochschulallianz EU GREEN, deren Mitglied die OVGU ist, gestartet. Wo steht die Hochschulallianz jetzt und wo steht die OVGU in diesem Netzwerk?

EU GREEN hier an der OVGU, aber auch in seiner europäischen Ausrichtung steht für Vielfalt, für Werte wie Freiheit und Demokratie. EU GREEN hat sich zum Ziel gesetzt, die nachhaltige Entwicklung in der Hochschulbildung zu fördern und die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedsuniversitäten zu stärken. Nachhaltigkeit bedeutet, die Bedürfnisse der Gegenwart so zu befriedigen, dass die Möglichkeiten zukünftiger Generationen nicht eingeschränkt werden.

Seit ihrem Start vor fast zwei Jahren hat die Allianz verschiedene Initiativen zur Förderung von Forschung, Lehre und Austausch im Bereich der Nachhaltigkeit umgesetzt. Dazu gehört u. a. die Entwicklung gemeinsamer Studiengänge, Forschungsprojekte oder Mobilitätsprogramme, die darauf abzielen, allen Universitätsangehörigen eine breitere Perspektive auf ökologische und soziale Herausforderungen zu bieten.

Wir als OVGU sind innerhalb von EU GREEN gleichberechtigter aktiver Partner mit acht weiteren Universitäten in Frankreich, Italien, Irland, Spanien, Schweden, Polen, Portugal und Rumänien, indem wir unsere Expertise in relevanten Bereichen einbringen und an den gemeinsamen Zielen der Allianz mitarbeiten. Dazu gehört die Teilnahme an Projekten, die Organisation von Veranstaltungen usw. – immer mit dem Ziel, innovative Lösungen für nachhaltige Entwicklung zu erarbeiten. Dazu tauschen wir uns regelmäßig – ob in Treffen vor Ort oder online – aus. Die OVGU ist nach anderthalb Jahren von EU GREEN auf Team- und Augenhöhe mit Universitäten in West-, Mittel- und Osteuropa. Regional verankert, aber mit einer gemeinsam geteilten europäischen (Werte-)Botschaft.

Sie sind die neuen Projektkoordinatorin an der OVGU. Was sind Ihre Aufgaben als Koordinatorin und derzeit Ihre größten Herausforderungen?

Jeder in unserem Team oder auch an den europäischen Partneruniversitäten hat unterschiedliche Hintergründe, ob privat oder beruflich. Uns eint der sogenannte „europäische Gedanke – die europäische Idee“ und die Begeisterung dafür. In den Teamsitzungen mit unseren europäischen Partnern sprechen wir Englisch mit unterschiedlichen Akzenten: Englisch-Italienisch, Englisch-Französisch, Englisch-Rumänisch, Englisch-Deutsch. Diese Vielfalt in eine Botschaft zu integrieren, die alle erreicht, das ist eine der vielen Herausforderungen. Daneben müssen wir Ressourcen sicherstellen, Menschen für die aktive Teilnahme begeistern, EU GREEN an der OVGU sichtbar machen, Projekte und Veranstaltungen lancieren, Nachhaltigkeit wirklich in die Praxis umsetzen und unsere Erfolge messen. Es ist wichtig, klare Ziele zu definieren und den Fortschritt regelmäßig zu überprüfen.

Und gerade durch die Offenherzigkeit der beteiligten Partner und der vielen engagierten Personen ist vieles machbar. Dafür bin ich immer wieder dankbar!

„Unser Campus wird sich verändern, weil der europäische Gedanke viel stärker präsent sein wird“, sagte der Rektor. Wie wird EU GREEN bzw. der europäische Gedanke auf dem Campus, in der täglichen Arbeit für jeden einzelnen Universitätsangehörigen spürbar sein?

Der Campus der OVGU ist ja schon jetzt sehr international. Mehr als 30 Prozent der derzeitig Studierenden kommen aus dem Ausland. EU GREEN bedeutet auch – wir schließen mit dem „Europa-Gedanken“ niemanden aus dem internationalen Ausland außerhalb der EU aus –, dass wir die europäische Idee und die europäische Zusammenarbeit auf Hochschulebene stärken wollen und diesen Gedanken innerhalb der OVGU und auf dem Campus sichtbar machen.

Viele sagen für sich heute automatisch: „Ich sehe mich als Europäer“. Trotz aller europäischen Integration bestehen u. a. für Studierende teils durchaus noch Hürden in der Anerkennung ihrer Leistungen – beispielsweise die Prüfung, die in Irland an unserer Partneruniversität ATU (Atlantic Technological University) abgelegt wird, wäre dann zukünftig bei EU GREEN natürlich auch eine anerkannte Prüfung an der OVGU. Durch eine enge multilaterale Zusammenarbeit soll sich in den kommenden Jahren viel verändern. Es sollen länderübergreifende Studienprogramme eingerichtet, gemeinsame Forschungsvorhaben initiiert und nachhaltige Verwaltungsprozesse geschaffen werden. Das ist eines der Ziele von EU GREEN. Das hat dann unmittelbare Auswirkungen für Studierende und für jeden Universitätsangehörigen – sei es im Studienverlauf, bei gemeinsamen Studiengängen, bei der Verwaltung und Organisation innerhalb der Universität.

Ganz konkret: Welche Vorteile bringt EU GREEN für die Mitarbeitenden?

Sicherlich Teilhabe und die Möglichkeit, Teil eines großen europäischen Gedankens zu sein. Ob dies nun Reisen zu „Staff Weeks“ in Irland oder Italien sind oder europäischer Austausch im Team, der Zugang zu neuer Infrastruktur und Ressourcen, die Erleichterung von Arbeitsabläufen. Man kann mitmachen, sich einbringen, dabei sein – durch Ideen, durch alltägliche Arbeit, auch wenn man jetzt nicht direkt in EU GREEN als Mitarbeiter*in involviert ist. Wir bieten Projekte an der OVGU an, die nicht nur auf Magdeburg und unsere Uni beschränkt sind, sondern alle Partner einschließen. Wir freuen uns auf Ideen unserer Mitarbeitenden: Europa als Verbund, die europäische Idee, Globalisierung, Nachhaltigkeit und generell Innovation entstehen dadurch, dass man Neugier hat, offenherzig ist, auch neue unbekannte Pfade betritt – „Out of the box“ denkt. Davon profitiert EU GREEN, davon profitieren OVGU-Mitarbeitende, davon profitieren langfristig auch der Standort und die Stadt Magdeburg.

Wie können sich Mitarbeitende in die Arbeit des Netzwerks einbringen?

Ganz konkret: Wir hatten als EU GREEN im Frühjahr 2024 einen Foto-Wettbewerb ausgeschrieben. „Diversität und Inklusion“ war das Thema. Teilnehmen konnten Studierende und Mitarbeitende der OVGU. Die besten Arbeiten werden nun im Oktober 2024 prämiert. Wir sind als EU GREEN auch auf dem „Markt der Möglichkeiten“ der OVGU im Oktober präsent, und für diejenigen, die schon aktiv bei uns mitwirken, veranstalten wir regelmäßig ein sogenanntes „Aktiventreffen“. Hier können auch Mitarbeitende, die uns noch nicht kennen, sehr gerne vorbeikommen, einen Einblick in unsere Arbeit bekommen und bei späteren oder auch aktuellen Projekten mitmachen.

Was bedeutet EU GREEN für Sie persönlich?

Vielleicht zwei Grundsätze von mir, die auch bei EU GREEN wichtig sind und zum Tragen kommen werden: Auch in schwierigen Momenten möchte ich Projekte zum Erfolg führen und Personen zusammenbringen, um mehr zu erreichen. Nur gemeinsam können wir EU GREEN zum Leben erwecken! Es lohnt sich! Ich möchte an dieser Stelle ein riesiges Dankeschön aussprechen. Alle Engagierte an der OVGU – Sie sind die Superhelden, die ohne Umhang, aber mit unerschütterlichem Engagement durch die Hallen der Nachhaltigkeit fliegen. Danke, dass Sie sich freiwillig für die Allianz engagieren! Sie sind wie die geheimen Zutaten in einem grandiosen Rezept – ohne Sie wäre das Ganze nur eine fade Mischung aus Wasser und Mehl. Sie bringen die Würze, die Kreativität und die gute Laune mit ein, die wir brauchen, um unsere Ziele zu erreichen.

Ihre Ideen sprudeln wie spritziger Sekt, und Ihre Energie ist ansteckend. Möge Ihr Engagement niemals aufhören! Und wenn Sie jemals das Gefühl haben, dass der Berg zu hoch ist, denken Sie daran: Auch der größte Berg wurde nicht an einem Tag erklommen, sondern mit einer guten Portion Humor und einer Gruppe von Freund*innen und Kolleg*innen, die sich gegenseitig anfeuern, unterstützen und austauschen!

Vielen Dank für das Gespräch, Frau Dr. Herbik! 

Eine Teilnahme am RoboCup ist für alle Beteiligten eine spannende und bereichernde Erfahrung. Der RoboCup kehrte nach genau 11 Jahren 2024 nach Eindhoven, Niederlande, zurück. Mit mehr als 2.000 Teilnehmenden aus 45 Ländern in 300 Teams und mehr als 50.000 Besuchern war der RoboCup ein wichtiges globales Ereignis in der Robotik-Szene.

Das Team robOTTO beim RoboCup in Eindhoven (Foto: privat)

Unter den vielen talentierten Teams stach das Team robOTTO der unserer Univeristät in der Kategorie Industrial in der Liga @Work besonders hervor. Diese Liga stellt hohe Anforderungen an die teilnehmenden Roboter, die in einer 10 x 10 Meter großen Arena autonom navigieren müssen, um Objekte zu erkennen, zu greifen und an vorgegebene Orte zu transportieren. Die Arena ist mit 0 bis 15 cm hohen Tischen, Wänden und Hindernissen ausgestattet, die die Bewegungsfreiheit der Roboter einschränken.

Die Herausforderungen der @Work-Liga liegen nicht nur in der präzisen Navigation und Pfadplanung, sondern auch in der stabilen Objekterkennung durch gut trainierte neuronale Netze. Die Roboter müssen in der Lage sein, alternative Routen zu planen, wenn der Weg durch Hindernisse versperrt ist, und Objekte auf unterschiedlichen Oberflächen wie spiegelnden Folien oder trügerischen Mustern zu erkennen. All diese Aufgaben müssen innerhalb einer vorgegebenen Zeit erledigt werden, was die Schnelligkeit und Effizienz der Roboter zusätzlich auf die Probe stellt. 

Das Team robOTTO, seit 2015 in der Liga vertreten, bestand in diesem Jahr aus vier Mitarbeitenden und zwei Studierenden der OVGU, die von den anderen Teams liebevoll "OTTOs" genannt werden. Ihr Roboter "Euler" zeigte erneut seine Fähigkeiten in der sicheren und schnellen Navigation sowie in der Erkennung und Handhabung von Objekten, auch auf schwierigen Untergründen. Besonders herausfordernde Aufgaben, wie das Greifen von Objekten unter einer Ablagefläche, meisterte das Team mit Bravour.

Roboter "Euler" zeigte erneut seine Fähigkeiten (Foto: privat)

Es war ein spannendes Kopf-an-Kopf-Rennen mit dem Team SWOT aus Schweinfurt und dem Team b-it-bots aus Bonn. Am Ende belegte das Team robOTTO den zweiten Platz und konnte stolz den Vizeweltmeistertitel mit nach Magdeburg nehmen. Den ersten Platz sicherte sich das Team SWOT, das sich mit seiner überlegenen Hardware gegen die Konkurrenz durchsetzen konnte, während das Team b-it-bots den dritten Platz belegte.

Engagement weit über den Wettkampf hinaus

Das Engagement von robOTTO geht aber über den Wettbewerb hinaus. Seit vielen Jahren ist das Team maßgeblich an der Organisation und Weiterentwicklung der @Work-Liga beteiligt und stellt die meisten aktiven Mitglieder im Liga- Komitee.

Darüber hinaus setzt sich das robOTTO-Team aktiv für die MINT-Bildung junger Menschen ein. Mit altersgerechten Angeboten und praktischen Anwendungsbeispielen zu mathematischen und physikalischen Themen begeistert das Team regelmäßig Schulklassen und Lehrkräfte beim MINTMachen-Festival des Magdeburger MINT-Clusters MagdeMINT.

Mit der regelmäßigen Teilnahme an öffentlichen Wissenschaftsveranstaltungen der Stadt Magdeburg wie dem Tomorrow Labs Festival und der Langen Nacht der Wissenschaft betreibt das Team robOTTO Wissenschaftskommunikation im Bereich Robotik, um Jung und Alt für dieses Zukunftsthema zu begeistern und die vielfältigen Möglichkeiten an unserer Universität aufzuzeigen.

Der aktuelle Wettkampf hat deutlich gezeigt, dass die über 10 Jahre alte Hardware des Teams dringend ein längst überfälliges Upgrade benötigt. Ansonsten ist ein zweiter oder gar erster Platz im nächsten Jahr nicht mehr realistisch. Das Team robOTTO ist daher derzeit auf der Suche nach interessierten Sponsoren, insbesondere aus der Industrie.

Außerdem ist das Team auf der Suche nach engagiertem Nachwuchs. Mitmachen können alle Studierenden der Universität, egal welcher Fakultät. Einzige Voraussetzung ist Begeisterung und Interesse für die Robotik sowie die Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten. Alles andere bringt das Team den interessierten Studierenden bei.

Der Erfolg und das Engagement von robOTTO beim RoboCup 2024 sind ein eindrucksvoller Beleg für die hervorragende Arbeit des Teams und die fortschrittliche Forschung und Ausbildung an unserer Universität.

Zugegeben, wenn ich so auf die zurückliegenden Wochen und Monate schaue, dann tut sich ordentlich was auf unserem Campus – ein neues Campus Welcome Center mit sicherheitsrelevanten redundanten Server- und Speichersystemen für das Universitätsrechenzentrum, eine sanierte Universitätsbibliothek und überall Baustellen, die unsere Uni in Sachen Klimaneutralität in die oberste Liga führen sollen. An allen Ecken und Enden wird modernisiert und neu errichtet, um den Campus nachhaltiger, barrierefreier, klimafreundlicher und digitaler zu gestalten, ihn für zeitgemäße, ausstattungsintensive ingenieurwissenschaftliche Forschung und moderne, raum- und fächerübergreifende Lehre fit zu machen. Doch reicht das? Oder könnte unser Campus noch attraktiver sein, in dem wir zum Beispiel dafür sorgen, dass keine Autos mehr auf dem Campus fahren und parken? Oder in dem wir mehr Räume zum Austausch einrichten, ausreichend Platz für New Work oder Coworking schaffen?

Ralf Harrie (Foto: Jana Dünnhaupt)

Um den Campus zu gestalten und dabei möglichst viele Anforderungen, Wünschen und Bedürfnissen gerecht zu werden, wird ein Projektteam gebildet. Das erarbeitet konkrete Projektinhalte für die geplante Campusgestaltung in Bezug auf das baulich-räumliche Konzept, das Verkehrskonzept und das Freiraumkonzept. Später wird die Umsetzung durch die Fachabteilungen begleitet. Das Entscheidungsgremium des Projektes Campusgestaltung ist der Lenkungsausschuss oder auch Board, repräsentiert durch die Universitätsleitung. Die Schnittstelle zwischen beiden – also Projektteam und dem Board – ist Ralf Harrie. Was haben Sie da zu tun? „Meine Aufgaben als ‚Stabstelle Projektsteuerung Bau‘ sind die Definition der Projektziele, die Prüfung der Vorgaben, die Planung des Projektes, die Umsetzung des Projektes im Projektteam und die Berichterstattung an den Lenkungsausschuss zu vereinbarten Terminen, Meilensteinen, zum Projektabschluss und bei sonstigen Ereignissen“, zählt der Wirtschaftsjurist und Wirtschaftsfachwirt auf.

„Kurz, ich bin für die Planung, Durchführung und Steuerung dieses Projektes hauptverantwortlich. Das umfasst die Leitung eines Teams von Mitarbeitenden, die an der Umsetzung des Projektes beteiligt sind, sowie die Kommunikation mit den Fachabteilungen. Folglich bin ich Ansprechpartner für alle Beteiligten.“

Im Frühjahr wurde ein Masterplan für den Campus am Universitätsplatz des Beratungsunternehmen Drees & Sommer SE Berlin vorgestellt und gab es ein World Café zur Campusgestaltung, in dem diverse Wünsche und Anregungen aus allen Teilen der Universität zusammengetragen und diskutiert wurden. „All diese Anregungen gilt es nun innerhalb des Projektteams nach Prioritäten, Machbarkeit und Sinnhaftigkeit zu prüfen und in das Gesamtkonzept einfließen zu lassen, erläutert Ralf Harrie. „Anschließend ist daraus ein Projektstrukturplan zu erstellen, sind Meilensteine zu bestimmen und zu überprüfen.“

Großes Interesse an einem Mobilitätskonzept für den Campus

Was meinen Sie Herr Harrie, wie bereit sind die Beschäftigten und Studierenden der Uni für eine Neugestaltung des Campus? Ich denke da an autofreien Campus oder Einrichtung von Aufenthaltsbereichen. „Grundsätzlich scheint es so zu sein, dass ein großes Interesse daran besteht, den Campus verkehrsberuhigt zu gestalten und ein eigenes Mobilitätskonzept für den Campus zu generieren. Die Schaffung von Grünflächen und attraktiven Aufenthaltsflächen sowie eines Sicherheitskonzeptes sind neben dem Energiekonzept wichtige Aspekte des gesamten Projektes. Gleichwertig wird selbstverständlich darüber nachgedacht wie der Campus idealer in die Stadt zu integrieren ist und die Infrastruktur für Studierende und Mitarbeiter verbessert werden kann“, schätzt Ralf Harrie ein. Nachhaltigkeit wird dabei immer wieder ein zentrales Thema sein. „Nachhaltigkeit findet sich in vielen Einzelmaßnahmen des Projektes wieder:

Das Projektteam wird sich aus Stakeholdern aus der gesamten Universität zusammensetzen, so beispielsweise Vertreter*innen aus dem Arbeitspaket 8 (campus life) von EU GREEN, der Senatskommission Klima oder dem Nachhaltigkeitsbüro. Durch das Engagement u.a. in diesen Gruppen können sich Mitarbeitende und Studierende mit ihren Ideen in die Campusgestaltung einbringen.

 Autorin: INES PERL

Personenbezogene Daten von Studierenden, Mitarbeitenden und anderen Personen, die mit der Universität in Kontakt stehen, müssen geschützt werden. Die Universität muss sicherstellen, dass die Regelungen der Datenschutzgrundverordnung – kurz DSGVO – eingehalten werden. So dürfen nur dann personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn dies rechtmäßig, transparent und zweckgebunden erfolgt. Zudem müssen technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um die Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff oder Missbrauch zu schützen. Gerade auch im Forschungsumfeld ist wichtig, dass die Daten nur dann an Dritte weitergegeben werden dürfen, wenn die betroffene Person eingewilligt hat oder es eine andere rechtliche Grundlage gibt. Die betroffenen Personen und ihre Rechte stehen im Mittelpunkt. Seit 1. September 2024 unterstützt Dennis Winkler als Datenschutzmanager die Universität bei der Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen. Über seine Aufgaben, die Maßnahmen zum Datenschutz und warum es an der Uni eine Datenschutzbeauftragte und einen Datenschutzmanager gibt, spricht er mit Ines Perl.

An der OVGU ist bereits eine Datenschutzbeauftragte tätig, warum jetzt noch einen Datenschutzmanager?

Der Umfang und die Komplexität nehmen durch die steigende Digitalisierung der Arbeitsprozesse, die alle datenschutzkonform umgesetzt werden müssen, stetig zu. Es steigen auch die potenziellen Gefahren für den Einzelnen. Eine Vielzahl an Vorschriften und rechtlichen Vorgaben, die sich ständig ändern, führen zu einer hohen Arbeitsbelastung. Die Universität hatte vor einigen Jahren bereits einen Datenschutzmanager, der sehr erfolgreich Prozesse an der OVGU umgesetzt hat. Die Stelle war seit einiger Zeit unbesetzt und so mussten wir, die Datenschutzbeauftragte Rita Freudenberg und ich als ihr Stellvertreter, viele Dinge zusätzlich übernehmen, die gar nicht zu den eigentlichen Aufgaben von Datenschutzbeauftragten gehören. Entsprechend war die Arbeitsbelastung hoch und die Zeit knapp. Mit mir steht nun eine Vollzeitkraft zur Verfügung, die sich intensiv um alle Belange des Datenschutzes an der Universität kümmern kann. Und so ist dann auch wieder die Trennung zwischen Kontrolle und Umsetzung des Datenschutzes hergestellt.

Der neue Datenschutzmanager Dennis Winkler (Foto: Jana Dünnhaupt)

Welche Hauptaufgaben hat ein Datenschutzmanager im Vergleich zu einem Datenschutzbeauftragten?

Datenschutzbeauftragte und Datenschutzmanager ergänzen sich, haben aber unterschiedliche Aufgaben und Rollen. Ein Datenschutzmanager unterstützt bei den operativen Aufgaben und koordiniert die praktische Umsetzung des Datenschutzes im Tagesgeschäft. Dazu zählen beispielsweise die Entwicklung und Umsetzung von Richtlinien, also konkrete Maßnahmen und Prozesse, um den Datenschutz im Alltag sicherzustellen. Hierzu gehört aber auch die Sensibilisierung der Mitarbeitenden für den Datenschutz, die Analyse möglicher Risiken, die Identifikation potenzieller Datenschutzlücken sowie der Entwurf von Strategien zur Minimierung dieser Risiken. Eine weitere Aufgabe ist die ordnungsgemäße Dokumentation von Datenschutzmaßnahmen und Datenschutzvorfällen. Dazu zählt auch das Führen eines Verzeichnisses der an der Universität durchgeführten Verarbeitungstätigkeiten.

Die Datenschutzbeauftragte hingegen hat primär die Aufgabe, die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu überwachen, die Universität als verantwortliche Stelle in datenschutzrechtlichen Fragen zu beraten, die Kommunikation mit unserer Landesdatenschutzbehörde zu koordinieren und Schulungen durchzuführen. Sie hat also ein beratendes und kontrollierendes Mandat und ist dabei unabhängig und weisungsfrei. Sie ist quasi eine neutrale Prüferin und Beraterin.

Eine Ihrer Hauptaufgaben sei die Unterstützung bei der Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen. Welche Maßnahmen sind das zum Beispiel?

Das sind zum einen technische Maßnahmen. Der Datenschutzmanager drängt in Zusammenarbeit mit dem Informationssicherheitsbeauftragten auf deren Umsetzung. Hierzu zählen beispielsweise Verschlüsselung, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten, die Einführung von Systemen zur Zugriffsbeschränkung, die Datensicherung, um Datenverlust zu verhindern oder die Forderung nach Anonymisierung und Pseudonymisierung.

Andere Maßnahmen sind die organisatorischen Maßnahmen. Es müssen Datenschutzrichtlinien entwickelt werden, die den Umgang mit personenbezogenen Daten regeln und den Mitarbeitenden damit klare Vorgaben geben. Jeder, der mit personenbezogenen Daten arbeitet, ist auch für den Datenschutz zuständig. Er wird am Ende vielleicht nicht zur Verantwortung gezogen, aber auch das kann passieren, wenn ein Verstoß schuldhaft erfolgt ist.

Eine weitere Maßnahme, bei der ich unterstützen kann, ist die Dokumentation, beispielsweise das Führen des Verzeichnisses der Verarbeitungsfähigkeiten. Hierzu ist die Mitarbeit der vielen Datenschutzkoordinatoren an der Universität unabdingbar. Der Datenschutzmanager unterstützt bei der Durchführung von Datenschutzfolgeabschätzungen für risikoreiche Verarbeitungen personenbezogener Daten, um Risiken zu identifizieren und Maßnahmen zu ihrer Minimierung zu ergreifen.

Auch die Entwicklung von Notfallplänen für den Fall, dass es zu einem Datenleck oder einer anderen Datenschutzverletzung kommt, einschließlich der Information betroffener Personen, alles natürlich in engster Zusammenarbeit mit der Datenschutzbeauftragten.

Eine Maßnahme möchte ich aber auch noch erwähnen: Die Universität benötigt ein ‚Löschkonzept‘, in dem festgelegt wird, wie lange welche Daten aufbewahrt werden dürfen und müssen und wann diese zu löschen sind. Dieses ist wichtig, um dem Grundsatz der Datenminimierung zu entsprechen.

(Foto: Roman/ pixabay)

Gibt es gesetzliche Vorgaben für die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten und gibt es vergleichbare Vorgaben für den Datenschutzmanager?

Ja, es gibt gesetzliche Vorgaben für die Ernennung einer Datenschutzbeauftragten, während es für die Rolle des Datenschutzmanagers in dieser Form keine verbindlichen gesetzlichen Vorgaben gibt. Die Datenschutzgrundverordnung verlangt, dass Organisationen und Unternehmen, die regelmäßig und systematisch personenbezogene Daten in großem Umfang verarbeiten, eine Datenschutzbeauftragte zu bestellen haben. Öffentliche Stellen wie die OVGU als Körperschaft öffentlichen Rechts müssen zwingend eine solche Bestellung durchführen. Die Datenschutzbeauftragte ist unabhängig und unterliegt keinen Weisungen in Bezug auf ihre datenschutzbezogenen Aufgaben. Sie darf aufgrund der Erfüllung ihrer Aufgaben nicht benachteiligt werden. Die Datenschutzbeauftragte muss über die notwendigen Fachkenntnisse verfügen, um die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften zu gewährleisten. Artikel 37 bis 39 DSGVO beschreibt die Voraussetzungen für die Ernennung, Aufgaben und Pflichten eines Datenschutzbeauftragten.

Praktische Umsetzung der Datenschutzvorschriften im Alltag sicherstellen

Für den Datenschutzmanager gibt es keine gesetzlichen Vorgaben im Sinne der DSGVO. Ein Datenschutzmanager wird in der Regel freiwillig durch die Organisation ernannt, um die praktische Umsetzung der Datenschutzvorschriften und der Datenschutzrichtlinien im Alltag sicherzustellen. Er ergänzt die Arbeit der Datenschutzbeauftragten, indem er die operativen und technischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Datenschutzes plant und bei der Umsetzung mitwirkt.

Mit welchen Anliegen konkret können sich Mitarbeitende oder auch Studierende an Sie als Datenschutzmanager wenden?

Ich sehe mich als wichtige Anlaufstelle für Mitarbeitende und Studierende, wenn es um konkrete Anliegen zum Datenschutz geht. Mitarbeitende können auf mich zukommen, wenn Sie beispielsweise Fragen haben, wie sie die Datenschutzrichtlinien in ihrem täglichen Arbeitsablauf korrekt anwenden oder wenn Sie Unterstützung in konkreten Fragestellungen benötigen. Mitarbeitende könnten Fragen dazu haben, wie lange sie bestimmte personenbezogene Daten aufbewahren müssen und wann bzw. wie diese gelöscht werden sollten, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

Bei Einführung neuer IT-Systeme durch die fortschreitende Digitalisierung der Verwaltung oder aber auch bei Fragen der Verarbeitung personenbezogener Daten in Forschungsprojekten biete ich gerne meine Hilfe an.

Auch Studierende können sich jederzeit an mich wenden. Sie kann ich beispielsweise unterstützen, wenn sie z.B. für Abschlussarbeiten selbst mit personenbezogenen Daten arbeiten und dafür Dokumente erstellen müssen, also beispielsweise bei Umfragen usw.

Was sind die größten Herausforderungen für die OVGU bei der Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen?

Die Universität steht bei der Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen vor einer Reihe von Herausforderungen. Diese ergeben sich aus der Komplexität des Hochschulbetriebs, den vielfältigen Datenverarbeitungsprozessen und den speziellen Anforderungen, die Universitäten aufgrund ihrer Forschungstätigkeit haben. An der Universität werden sehr unterschiedliche Datenkategorien verarbeitet. Von Studierendendaten – Immatrikulation, Noten, Prüfungsleistungen – über Mitarbeiterdaten bis hin zu Forschungsdaten. Der Schutz all dieser Daten in verschiedenen Kontexten stellt eine große Herausforderung dar. Universitäten arbeiten häufig mit externen Partnern und Forschungsinstitutionen zusammen, was die Verarbeitung und den Austausch von Daten komplexer macht. Die Einhaltung der Datenschutzvorgaben muss in diesen Kooperationen sichergestellt werden, insbesondere bei der Auftragsverarbeitung. Eine besondere Herausforderung stellt derzeit der Austausch von Daten im Zusammenhang mit EU GREEN dar.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Balance zwischen der Datenschutzgrundverordnung und der Freiheit der Forschung. Forschungsprojekte, die personenbezogene Daten, z. B. aus sozialwissenschaftlichen Umfragen, verwenden, müssen datenschutzkonform durchgeführt werden, ohne die wissenschaftliche Arbeit unnötig zu behindern. In der Forschung ist die Anonymisierung und Pseudonymisierung personenbezogener Daten oft entscheidend, um den Datenschutz sicherzustellen. Dies erfordert technische und organisatorische Maßnahmen, die sicherstellen, dass Daten nicht auf Einzelpersonen zurückgeführt werden können.

Die OVGU verarbeitet und speichert eine große Menge an Daten auf IT-Systemen, was sie zu einem ‚attraktiven‘ Ziel für Cyberangriffe macht. Die Umsetzung wirksamer Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Firewalls, sichere Netzwerke und regelmäßige Sicherheitsupdates ist eine ständige Herausforderung.

Datenschutzbestimmungen auch bei grenzüberschreitenden Projekten einhalten

Die OVGU ist international vernetzt und beteiligt sich an vielen grenzüberschreitenden Projekten, die die Verarbeitung personenbezogener Daten über Ländergrenzen hinweg erfordern. Hier müssen die spezifischen Anforderungen der DSGVO und anderer internationaler Datenschutzgesetze berücksichtigt werden.

Bei der Verwaltung von Studierenden in Austauschprogrammen oder der Kommunikation mit internationalen Partneruniversitäten muss sichergestellt werden, dass die Datenschutzbestimmungen auch bei der Übermittlung von Daten ins Ausland eingehalten werden.

Datenschutzvorschriften, insbesondere die DSGVO, unterliegen einer fortlaufenden Entwicklung und Interpretation durch Gerichte und Aufsichtsbehörden. Die OVGU muss sich kontinuierlich an neue rechtliche Vorgaben und Empfehlungen anpassen, was zusätzliche Ressourcen und Flexibilität erfordert.

Die Digitalisierung hat auch an der OVGU an Fahrt aufgenommen und soll helfen, Prozesse zu vereinfachen. Dafür werden aber immer mehr Daten gesammelt und ausgewertet. Wie passt das mit dem Datenschutz zusammen?

Das Sammeln und Auswerten von immer mehr Daten steht nicht im Widerspruch zum Datenschutz, solange die datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten und Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ergriffen werden. Auch im Zuge der Digitalisierung muss das Prinzip der Datensparsamkeit beachtet werden. Das bedeutet, dass nur die Daten erhoben und verarbeitet werden, die für einen bestimmten Zweck erforderlich sind. Beispielsweise sollte bei digitalen Verwaltungsprozessen nur auf notwendige Informationen zugegriffen werden und unnötige Datenverarbeitung vermieden werden. Personenbezogene Daten dürfen nur zu dem Zweck verarbeitet werden, für den sie ursprünglich erhoben wurden. Im Kontext der Digitalisierung bedeutet dies, dass die Universität klar definieren muss, warum bestimmte Daten gesammelt werden und diese Daten nicht ohne rechtliche Grundlage für andere Zwecke genutzt werden dürfen. Bei der Einführung neuer digitaler Systeme muss der Datenschutz von Anfang an in die Gestaltung der Systeme einfließen. Das bedeutet, dass technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Bei der Entwicklung oder Anschaffung von Software sollte daher immer geprüft werden, ob diese datenschutzfreundliche Konfigurationen ermöglicht.

Die Digitalisierung an der OVGU kann durchaus im Einklang mit dem Datenschutz stehen, wenn die datenschutzrechtlichen Prinzipien und gesetzlichen Vorgaben beachtet werden. Durch den Einsatz von ‚Privacy by Design‘ und den Aufbau eines sicheren technischen und organisatorischen Rahmens kann die Universität digitale Prozesse umsetzen, die sowohl effizient als auch datenschutzkonform sind.

Vielen Dank für das Gespräch.